E-Posta Aydınlatma Metni
E-POSTA İLETİŞİM SÜRECİ AYDINLATMA METNİ
1. VERİLERİNİZİ İŞLEYEN KİŞİ (VERİ SORUMLUSU)
Edirne Ticaret Borsası (“Borsa”) olarak Borsamız bünyesinde çalışmaya başlamanızdan itibaren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVK Kanunu’na uygun olarak kaydedecek, saklayacak, güncelleyecek, işleyecek ve üçüncü kişilere açıklayabilecek ve aktarabilecektir. KVK Kanunu’nun 3. maddesi uyarınca kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Bu kapsamda çalışma süreniz boyunca işlenecek kişisel verilerinize yönelik işbu aydınlatma metni Borsamızca hazırlanmıştır.
Borsa olarak kişisel verilerinizin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu tüzel kişiyiz. Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin açık rızanızı vermenizle veya açık rızanız gerekmediği durumlarda yapacağımız bilgilendirmeyle birlikte Borsamız kişisel verilerinizi veri güvenliğini sağlayarak işlemeye başlayacaktır. Kişisel verilerinizi işlerken bir veya birden fazla veri işleyeni yetkilendirerek gerekli güvenlik düzeyini sağlamak suretiyle verilerinizi onlara da işletebiliriz.
2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
E-posta aracılığıyla Borsamızla iletişime geçen (Ticari faaliyetlerde bulunduğu gerçek kişi veya tüzel kişi yetkilisi/temsilcisinin/çalışanının, müşteri/müşteri adayı, borsa üyesi/yetkilisi, TÜRİB üyesi/yetkilisi, üretici/yetkilisi, ziyaretçi, çalışan, eski çalışan, çalışan adayı) kişilerin (“ilgili kişi”)
- Adı-soyadı,
- Telefon numarası, adres bilgisi, e-posta adresi, faks numarası,
- Görev ve unvanı,
- Yazışma içeriği,
şeklindeki kişisel verilerini, İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi, talep/şikayetlerin takibi amaçlarıyla; ilgili kişi tarafından iletilen e-posta ve ekleri aracılığıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) 5/II/c,ç,e,f hükmü kapsamında işlemektedir.
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN PAYLAŞILMASI
İlgili kişilerin işlenen kişisel verileri yukarıda belirtilen amaçlar ile sınırlı olarak gerektiğinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, hizmet aldığımız tedarikçi/gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, Borsamız bünyesinde kullanılan yazılım ve teknik destek sağlayıcılarına aktarılması ya da kullanılmasının engellenmesi de dâhil olmak üzere işlenebilecektir.
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İMHA EDİLMESİ
İlgili kişi ile ilişkinin son bulmasının ardından ilgili kişi ile yürütülen faaliyetler kapsamında elde edilen kişisel veriler, KVK Kanunu ve ikincil düzenlemeleri kapsamında imha politikasına uygun olarak silme, yok etme ya da anonim hala getirme yöntemleri ile imha edilecektir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİYLE İLGİLİ HAKLARINIZ
Yukarıda belirtilen haklar kapsamında ilgili taleplerinizi dilekçe ile, noter kanalı ile, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini kullanmak suretiyle etb@hs03.kep.tr adresi üzerinden, Birliğimize daha önce bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle, http://etb.org.tr adresinde yer alan veya Genel Sekreterliğimizde fiziken bulunan “Kişisel Veriler Hakkında Başvuru Formu” nu doldurarak iletebilirsiniz.
Bu kapsamda yapılacak olan şahsen başvurular tarafımızdan yapılacak kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup; talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılacaktır. Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesinde yer alan işlem ücreti alınabilecektir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.